Retningslinje dugnadsøknomi

Dugnadssalg/-aktiviteter – rutiner for fakturering 

Denne rutinen omtaler hvordan lagene skal håndtere økonomien knyttet til ulike dugnadsaktiviteter. Formålet er å sikre at både inngående og utgående fakturaer håndteres korrekt i regnskapet. 

Dugnadssalg av varer  

Alle lag kan arrangere salgsdugnad (salg av ulike produkter) til inntekt for laget. For at økonomien rundt slike salgsdugnader skal bli håndtert riktig er det viktig at denne rutinen følges. 

Bestilling:

1. Lagleder/dugnadsansvarlig bestiller varer i KSK sitt navn, med lagnavn inkluder. eks.
2. Kvaløya sportsklubb v/KSK J2006 Fotball – Emilia Berglund. 
3. Lagleder/dugnadsansvarlig orienterer administrasjonen på e-post om at bestilling er foretatt, fra hvem og størrelse på faktura. Navn på lag det gjelder må også oppgis.
4. Betaling for videresalg av varene gjøres direkte til foresatte.
5. Leverandør av varene sender sin faktura på epost til kontor@kvaloyask.no. Administrasjonen vil forestå videre håndtering av faktura, og sikre at denne blir belastet riktig lagskonto i regnskapet.
6. Lagleder/dugnadsansvarlig utarbeider en faktureringsliste basert på klubbens mal. Denne sendes på e-post til kontor@kvaloyask.no
7. Administrasjonen utarbeider faktura og sender til aktuelle mottakere (foresatte/foreldre).

Loddsalg ol.

Lag kan arrangere loddsalg/julekalender el til inntekt for laget. I slike tilfeller er det vanlig at lagene selv skaffer premier gjennom sponsing/gaver fra bedrifter. For at inntekter fra slike salg skal bli riktig håndtert skal følgende rutine følges. 

1. Spillere og foresatte selger lodd/julekalender el. Betaling for lodd skjer direkte til spiller/foresatte ved kontant oppgjør/bruk av vipps eller lignende.
2. Lagleder/dugnadsansvarlig skaffer oversikt over hvor mange lodd hver enkelt har solgt, og utarbeider en faktureringsliste iht dette (antall lodd*utsalgspris). Faktureringslisten sendes til kontor@kvaloyask.no på fastsatt mal. 
3. Administrasjonen utarbeider faktura og sender til aktuelle mottakere (foresatte/foreldre).
4. Lagene besørger selv arbeidet med å informere vinnere og dele ut premier.

Innsamling/salg via Spond 

Vår leverandør av medlemssystem «Spond» legger til rette for ulike typer salgsdugnader. Dette er en form for dugnadssalg som er svært populær, fordi den gir muligheter til salg over hele landet. Premiene er nøkterne og «Spond» tar en del av fortjenesten. Fordelen er at dette åpner for muligheter for inntekter til laget uten mye innsats. 

1. Lagleder/dugnadsansvarlig oppretter innsamling/dugnadssalg i Spond. Følg anvisningene i systemet.
2. Lagleder/dugnadsansvarlig sender melding til administrasjonen på kontor@kvaloyask.no om at innsamling/dugnadssalg for aktuelt lag er startet – og tidspunkt for avslutning. Dette gir administrasjonen informasjon om hvordan innbetalinger fra Spond skal håndteres i regnskapet.
3. Foresatte/utøvere videreformidler innsamlingssiden/salgssiden i aktuelle kanaler (sosiale medier, epost, messenger el). Salget pågår til dato for
4. Eventuelle premier sendes direkte fra «Spond» til mottaker.

Dugnadsarbeid 

Lagene står fritt til å ta på seg dugnadsarbeid mot betaling. Dette kan være nedvask av lokaler, snørydding, flyttetjenester, vakter og tjenester på arrangementer eller annet arbeid. 

1. Lagleder/dugnadsansvarlig sender kopi av kontrakt/overenstemmelse om utførelse av dugnadsarbeid til kontor@kvaloyask.no. Det er viktig at riktig navn på laget fremgår av informasjonen og hvilket beløp som skal betales.
2. Laget gjennomfører dugnad iht avtale/overenstemmelse.
3. Administrasjonen utarbeider faktura til oppdragsgiver basert på avtalen/overenstemmelsen.

Fellesdugnader i klubbens regi 

I ulike sammenhenger, som ved gjennomføring av klubbens turneringer, kan lagene bli anmodet om å bidra med dugnadsinnsats. Dette kan være i form av opprigging og nedrigging av utstyr, kafèvakter, kampverter, baking, parkeringsvakter mm. 

1. Lagleder/dugnadsansvarlig holder oversikt over hvem som bidrar på lagets vegne, og når. 
2. De som utfører dugnad, registrerer oppmøte og antall timer på lister som er gjort tilgjengelig til formålet (vanligvis ved oppmøte). 
3. Administrasjonen og turneringsutvalget sørger for å fordele lagenes andel av dugnadsinntekter basert på

Andre forhold 

I noen tilfeller kan oppdragsgiver ha egne rutiner som gjør det utfordrende å følge overnevnte rutiner for dugnadsarbeid. I slike tilfeller skal alltid administrasjonen bli kontaktet på forhånd for å avklare hvordan laget og klubben best løser dette i fellesskap. 

Faktura informasjon 

Kvaløya Sportsklubb 
Postboks 4064 
9279 Tromsø 

Org nr. 975 660 362