Alle klubber må forholde seg til NFFs administrative datasystem FIKS. Dette er et viktig IT-verktøy som er ment å forenkle klubbhverdagen ved å gjøre det enklere for klubben å utføre viktige administrative arbeidsoppgaver.
Klubben skal benytte FIKS for å sikre at spillere er forsikret, trenere har riktig kompetansenivå, kan melde på lag i serier, registrere kamprapporter, involvere frivillige til å påta seg nødvendige klubb- og lagroller og ikke minst skal FIKS være et styringsverktøy.
Oppgave og ansvarsområde
Forankring – påse at klubbens ledelse til enhver tid kjenner til alle påkrevde FIKS-oppgaver. Dette er viktig slik at ledelsen kan legge dette inn i arbeidsbeskrivelser som klubben jobber etter, og dermed legge til rette for at FIKS blir en naturlig del av klubben. Forankring er også viktig for at klubben skal kunne se at FIKS faktisk gjør at klubbhverdagen blir enklere.
Brukeradministrasjon – påse at klubben til enhver tid har personer i klubben med nødvendige tilganger til FIKS. Behovet vil variere, men klubben skal ha følgende tilganger:
- Klubbadministrator: Innehas av klubbens daglige leder og sekretær. Tilgangen tildeles av NFF-sentralt v/seksjon.
- Overgangsansvarlig (klubb): Innehas av klubbens daglige leder og sekretær. Disse skal behandle klubbens overgangssaker. Tilgangen tildeles av NFF-sentralt v/seksjon.
- Dommerbruker – Benyttes av dommere som dømmer kamper i NFF-regi og tildeles av krets. Krever gjennomført dommerutdanning.
- Kvalitetsklubbansvarlig (klubb) – Leder for klubbens styringsgruppe har denne tilgangen. Benyttes til å behandle elektroniske skjemaer som er påkrevd ifm. Kvalitetsklubb. Tilgangen tildeles av klubbens krets og krever skriftlig bekreftelse av klubbens leder.
- Kamprapportering lagleder/kontaktpersoner. Alle lagledere/kontaktpersoner, hvor laget deltar i seriespill som krever kamprapportering skal ha denne tilgangen. Tilgangen tildeles av klubben administrator (Klubbadministrator).
Brukeropplæring– påse at personer med tilgang til FIKS innehar riktig kompetanse til å utføre påkrevde oppgaver. Dette gjøres i samarbeid med klubbens kretskontor.
Rapportering og oppfølging
Ansvarlig for oppdateringer, tilganger og opplæring er klubbens administrasjon. Hovedansvarlig er Daglig Leder. Sekretær utfører likelydende oppgaver som daglig leder, men har ikke hovedansvar.
Krav til kompetanse og erfaring
Alle som får tilganger, skal som et minimum gjennomgå informasjon gitt på NFF nettside om temaet. Ellers skal en også delta på kurs-/samlinger dersom det skjer endringer i datasystemet FIKS.
