Alle som representerer KSK må opptre i tråd med det vi står for. Klubben har derfor vedtatt retningslinjer for reiser og representasjon. Retningslinjene skal benyttes ved alle treningssamlinger og konkurranser der vi er representert. Foruten det sportslige, er det et mål for alle turer i klubbens regi at alle utøverne kommer hjem med en positiv totalopplevelse. Reiselederne kan i stor grad bidra til dette ved å tilrettelegge for nok mat, nok søvn og gode sosiale forhold. Trenerne har først og fremst et sportslig ansvar.
Rollen som reiseleder skal formelt tildeles en person, det er imidlertid ønskelig at flere voksne/foresatte bidrar i planlegging og gjennomføring. Dersom en trener er reiseleder, må han/hun dekkes opp med støtte på oppgaver som er utenomsportslige.
På alle reiser i regi av klubben eller laget, skal det utpekes en ansvarlig reiseleder som har overordnet myndighet fra avreise til hjemkomst.
Reiseleder har det overordnede ansvaret for at reisen foregår etter de retningslinjer klubben har bestemt, og skal sammen med trenerne bidra til trivsel for alle deltakerne.
Reiseleder samarbeider aktivt med lagleder/trenere for å sikre informasjon og kommunikasjon med utøverne og deres foresatte.
Reiseleder må være spesielt oppmerksom på utøvere som er med på reise for første gang med eller uten foreldre. Ekstra oppmerksomhet skal også rettes mot nye utøvere på laget for å sikre at de blir inkludert og godt ivaretatt i fellesskapet.
Reiseleder har ansvar for at alle utøverne er med til enhver tid.
Reiseleder skaffer seg oversikt over stedet og gir beskjed om hvor deltakerne skal sove, sanitærforhold og hvor man skal spise.
Reiseleder legger best mulig til rette for måltidene ut fra hvilken informasjon som er gitt på forhånd og de kjøkkenmuligheter som er tilgjengelige.
Reiseleder har ansvar for innkjøp av nødvendig mat/utstyr for reisen.
Reiseleder(e) er også heiagjeng og oppmuntrer under oppholdet. Reiseleder bør ha med førstehjelpsutstyr inkludert plaster og smertestillende. (I konkurransehaller er det hallen/arrangør som har hovedansvar for medisinsk hjelp.)
Reiseleder rapporterer til styreleder eller administrasjon ved uønskede hendelser som f.eks overgrepssaker, ulykke med personskader, dødsfall blant klubbens medlemmer, økonomisk utroskap eller andre klare brudd på det klubben ønsker å stå for.
Reiseleder bør håndtere alle utenomsportslige spørsmål, som sosiale konflikter, sykdom etc. underveis.
Ved hjemkomst må reiseleder sjekke at hver enkelt blir hentet på riktig sted og til rett tid.
Krav om utlegg som reiseutgifter, innkjøp mv. leveres til administrasjon senest en uke etter turen sammen med originale kvitteringer og et kort regnskap.
All bruk av rusmidler er forbudt. Brudd rapporteres til styret.
Andre forhold som reiseleder skal kjenne til:
Alle barn under 10 år skal ha følge av en foresatt dersom reisen innebærer overnatting. Det kan settes avtaler med annen foresatt om å overdra dette ansvaret. Dette skal være skriftlig inngått på forhånd.
Alle foreldre/foresatte som deltar på reisen skal bistå reiselederen om dette er nødvendig.
På reiser til utlandet skal alle barn under 12 år ha med foresatt. Er det første gang noen mellom 12 og 13 år deltar i utlandet skal foresatte være med, selv om barnet er over 12 år.
Reiseleder(e) må fremskaffe gyldig politiattest i forkant av reisen.
